¿QUÉ DOCUMENTOS CONFIDENCIALES DEBE DESTRUIR UNA EMPRESA?
No todas las empresas cuentan con unas oficinas lo suficientemente amplias para garantizar unas mínimas medidas de seguridad que te aseguren la inviolabilidad de los datos que pueden contener sus documentos o recursos suficientes para realizar una destrucción de documentos eficaz y que esté certificada.
La destrucción de los documentos es muy importante actualmente, con la intención de proteger los derechos de las personas que te han confiado sus datos. Con el propósito de cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), es importantísimo conocer con exactitud qué documentos son los que debe destruir una empresa.
¿Qué documentos confidenciales deben de ser destruidos?
Datos fiscales y números de cuenta:
estos documentos son considerados como datos altamente sensibles. Es muy normal encontrarlos en documentos de nuestros proveedores y clientes.
Desplazamientos: Dentro de este apartado entrarían todos aquellos relacionados con viajes, como billetes de avión o de AVE, reservas de hoteles. Todos esos tickets cuentan con datos confidenciales que necesitan ser destruidos.
Listado de clientes, proveedores o empleados:
es normal contar con listas en las que incluimos a todos nuestros clientes, empleados y proveedores junto con los datos más relevantes, como la dirección, el teléfono, así como datos económicos y fiscales. Estos documentos deben estar guardados en un lugar seguro, y, cuando ya no sean necesarios, la empresa debe destruirlos.
Información sensible para la empresa:
dentro de estos documentos incluimos todos aquellos que contienen información confidencial de operaciones financieras y comerciales.
¿Cómo destruir los documentos confidenciales?
Trituradora de papel
Existen infinidad de máquinas trituradoras de papel que cumplen con la ley y ofrecen la seguridad de realizar una destrucción certificada. La ventaja de las trituradoras de papel es que son fáciles de adquirir, cumplen la función y son válidas para cumplir con la ley de protección de datos.
Inconvenientes de la trituradora de papel:
Normalmente es la propia empresa la que se tiene que encargar de vigilar que la máquina tenga un correcto mantenimiento. También hay que valorar el coste de tiempo empleado en su manejo y además la gestión de ese papel triturado.
Quemar el papel
Quemar los documentos hasta su completa calcinación es un método de destrucción documental que cumple con la Ley de protección de datos. Es un método válido pero poco recomendable por todo lo que supone: disponer de un lugar para efectuar la destrucción, el peligro que puede ocasionar, cerciorarse que no se escapa ningún papel, la contaminación que genera.
Empresas de destrucción de documentos
Externalizar la destrucción certificada puede ser una buena solución para la destrucción documental, sobre todo para empresas con un número elevado de documentos.
El motivo: es más complicado realizar una autogestión controlada y efectiva de toda la destrucción de documentos y con la externalización del servicio se ahorra en tiempo y preocupaciones.
Desde ontime con nuestro servicio de Destrucción Confidencial https://ontimelogistica.pt/logistica/#gestion-documental todos los soportes de información de nuestros clientes son triturados inmediatamente en nuestras plantas mediante un proceso mecánico de trituración y embalado que imposibilita el conocimiento y reconstrucción posterior, conforme a los niveles 3 y 4 establecidos en la Norma DIN 32757.
Una vez destruida la mercancía emitimos un Certificado que complementa nuestras Condiciones Generales. Además, nuestros clientes disponen de la trazabilidad del proceso para conocer en todo momento el estado de sus envíos.
