Nem todas as empresas têm escritórios espaçosos o suficiente para garantir medidas mínimas de segurança que garantam a inviolabilidade dos dados que seus documentos podem conter ou recursos suficientes para realizar uma destruição de documentos eficaz e certificada.
A destruição de documentos é muito importante atualmente, com o objetivo de proteger os direitos das pessoas que confiaram seus dados a você. Com o objetivo de cumprir o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados), é muito importante conhecer exatamente quais documentos uma empresa deve destruir.
Quais documentos confidenciais devem ser destruídos?
Dados fiscais e números de conta:
Esses documentos são considerados dados altamente sensíveis. É muito comum encontrá-los em documentos de nossos fornecedores e clientes.
Deslocamentos: Neste item, entram todos os relacionados a viagens, como passagens de avião ou de trem, reservas de hotéis. Todos esses recibos contêm dados confidenciais que precisam ser destruídos.
Lista de clientes, fornecedores ou funcionários:
É comum ter listas que incluem todos os nossos clientes, funcionários e fornecedores junto com os dados mais relevantes, como endereço, telefone, bem como dados econômicos e fiscais. Esses documentos devem ser armazenados em um local seguro e, quando não forem mais necessários, a empresa deve destruí-los.
Informações sensíveis para a empresa:
Esses documentos incluem todas as informações confidenciais de operações financeiras e comerciais.
Como destruir os documentos confidenciais?
Trituradora de papel
Existem inúmeras máquinas trituradoras de papel que cumprem a lei e oferecem a segurança de uma destruição certificada. A vantagem das trituradoras de papel é que são fáceis de adquirir, cumprem a função e são válidas para cumprir a lei de proteção de dados.
Desvantagens da trituradora de papel:
Normalmente, é a própria empresa que deve garantir que a máquina receba a manutenção adequada. Também é necessário considerar o custo do tempo gasto em sua operação e também a gestão do papel triturado.
Queimar o papel
Queimar os documentos até sua completa calcinação é um método de destruição documental que cumpre a Lei de Proteção de Dados. É um método válido, mas pouco recomendável por tudo o que implica: ter um local para realizar a destruição, o perigo que pode causar, garantir que nenhum papel escape, a poluição que gera.
Empresas de destruição de documentos
Externalizar a destruição certificada pode ser uma boa solução para a destruição documental, especialmente para empresas com um grande número de documentos.
O motivo: é mais complicado realizar uma autogestão controlada e eficaz de toda a destruição de documentos e, com a externalização do serviço, economiza-se tempo e preocupações.
Desde ontime com nosso serviço de Destruição Confidencial, todos os suportes de informação de nossos clientes são triturados imediatamente em nossas instalações por meio de um processo mecânico de trituração e embalagem que impossibilita o conhecimento e reconstrução posterior, conforme os níveis 3 e 4 estabelecidos na Norma DIN 32757.
Uma vez destruída a mercadoria, emitimos um Certificado que complementa nossas Condições Gerais. Além disso, nossos clientes têm rastreabilidade do processo para conhecer a todo momento o estado de seus envios.
